La multa, con la ley en la mano
No llevar registro de jornada —o llevarlo mal— es una infracción grave en materia de relaciones laborales (art. 7.5 de la LISOS, Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las cuantías vigentes, por empresa y según el grado que aprecie la Inspección:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
El grado depende de circunstancias como el número de personas afectadas, la reincidencia o la intencionalidad. Y ojo: la sanción puede imponerse por cada centro de trabajo inspeccionado, y varias infracciones distintas (registro, horas extra, descansos) pueden acumularse en una misma actuación.
Lo que puede venir: el borrador de la norma de registro digital de 2026 plantea endurecer este régimen, incluida la posibilidad de sancionar por persona trabajadora afectada en lugar de por empresa. No es ley todavía —a 11 de julio de 2026 no hay texto en el BOE— pero marca la dirección: multiplicar el coste de no cumplir. Más detalle en la guía de la norma 2026.
La multa no es lo más caro
La sanción de la LISOS es el daño visible, pero suele ser el menor:
- Horas extra presumidas. Sin registro fiable, en un conflicto judicial la versión de la persona trabajadora sobre su jornada gana peso. Eso puede traducirse en pagar atrasos de horas extra —con sus cotizaciones— de hasta un año hacia atrás.
- Actas por horas extra no declaradas. Si el registro (o su ausencia) destapa horas no pagadas ni cotizadas, se suman infracciones y liquidaciones de cuotas a la Seguridad Social.
- Requerimientos y segunda visita. Lo habitual no es que la primera visita acabe en multa: acaba en requerimiento con plazo. La multa llega cuando el inspector vuelve y nada ha cambiado.
Qué mira un inspector
Cuando la Inspección de Trabajo revisa el registro de jornada, las comprobaciones típicas son estas:
- Que exista y sea diario. Un cuadrante mensual o el horario «teórico» del contrato no es un registro de jornada.
- Que refleje horas reales de inicio y fin, no siempre las mismas ocho horas clavadas de lunes a viernes (un patrón perfecto durante meses es, en sí mismo, sospechoso).
- Que sea fiable e invariable: que no se pueda reescribir a posteriori sin dejar rastro. Aquí es donde caen el Excel y el papel: cualquiera puede rehacerlos la noche antes.
- Que la persona trabajadora pueda acceder a su propio registro.
- Que se conserve 4 años y se pueda entregar cuando se solicite, en la propia visita o en un requerimiento con plazo.
- Que cuadre con nóminas, contratos a tiempo parcial y horas extra declaradas.
Cómo se acredita un registro fiable
La palabra clave en los criterios de la Inspección es fiabilidad: el registro vale lo que valga tu capacidad de demostrar que nadie lo ha manipulado. En la práctica:
- Cada fichaje lo hace la propia persona, identificada, en el momento.
- Los olvidos y errores no se «tapan»: se corrigen con motivo, pasan por aprobación y la corrección queda registrada para siempre junto al dato original.
- El histórico completo se conserva 4 años y se exporta en un formato legible para entregarlo a la Inspección o a tu gestoría.
Así funciona timeHubHR: cada corrección exige motivo y aprobación, y queda escrita de forma inmutable —quién, cuándo y por qué— junto al fichaje original. No porque lo pida una norma futura, sino porque es la única manera de que tu registro sirva de algo el día que te lo pidan.
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), art. 7.5 y art. 40.1.b) — cuantías vigentes tras la actualización de 2021.
- Real Decreto-ley 8/2019 — art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (obligación de registro diario y conservación 4 años).
- Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social sobre actuación en materia de registro de jornada.
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